Circuito

Seis passos

Pedir a amostra (facultativo)
Quem propõe a aquisição pede a amostra e recebe por correio eletrónico o índice integral das 32 peças, que pode mostrar a quem decide.
Pedir uma demonstração (facultativo)
A demonstração de 45 minutos, marcada a pedido, apresenta os componentes, as peças, os níveis e o circuito de aquisição.
Pedir a proposta
A entidade indica a edição e o nível pretendidos. A proposta da Audiqcer identifica o produto, o preço sem IVA, o IVA, a data de entrega e as condições de venda.
Decidir e comprometer a despesa
O órgão competente toma a decisão de contratar, e o serviço financeiro regista o compromisso e emite o respetivo número.
Encomendar
A entidade encomenda por resposta à proposta, com nota de encomenda ou documento equivalente, os dados de faturação e o número de compromisso. A Audiqcer confirma por escrito a receção da encomenda e a data de entrega.
Receber o kit
As peças são enviadas por correio eletrónico para o endereço indicado, e nenhuma é entregue antes de ter o estado «Aprovado». No nível 1, são enviadas na data de entrega indicada na proposta. Nos níveis 2 e 3, são enviadas no prazo de adaptação indicado na proposta, que se conta a partir da receção dos elementos pedidos à entidade e nunca começa antes daquela data.

O procedimento é escolhido pela entidade

A escolha do procedimento de aquisição cabe sempre à entidade adjudicante, em função do valor da proposta, das suas regras internas e das verificações que a lei lhe impõe.

Quando o preço contratual não é superior a 5 000 €, o Código admite o ajuste direto simplificado: a adjudicação pode ser feita pelo órgão competente para a decisão de contratar, diretamente sobre uma fatura ou um documento equivalente, com dispensa de tramitação eletrónica (artigo 128.º, n.º 1). Neste regime são também dispensadas as demais formalidades do Código, incluindo as relativas à celebração do contrato, à publicitação prevista no artigo 465.º, à designação do gestor do contrato e ao regime de faturação eletrónica (artigo 128.º, n.º 3). Os valores entendem-se sem IVA (artigo 473.º).

Os contratos celebrados por ajuste direto simplificado não podem ter vigência superior a três anos a contar da decisão de adjudicação nem ser prorrogados, e o preço não é revisto (artigo 129.º). A renovação anual das atualizações é proposta e adquirida em separado, por um novo período de 12 meses.

Acima daquele valor, a aquisição segue o procedimento que a entidade determine.

Verificações que cabem à entidade

A proibição de fracionamento e a soma das aquisições do mesmo tipo (artigo 17.º-B, n.os 1 a 4, do Código);
Os limites aos convites ao mesmo fornecedor, calculados com três anos económicos (artigo 113.º, n.º 2);
A regra que impede o convite a quem tenha executado obras, fornecido bens móveis ou prestado serviços a título gratuito à entidade (artigo 113.º, n.º 5);
O cabimento e o registo do compromisso.

Para facilitar essas verificações, cada proposta de passagem de nível ou de nova aquisição indica o valor já adjudicado à Audiqcer pela entidade.

O número de compromisso

Nas entidades abrangidas pela Lei n.º 8/2012, o fornecedor que entregue sem nota de encomenda ou documento equivalente com número de compromisso válido não pode reclamar o pagamento (artigo 9.º, n.º 2). O número de compromisso protege a entidade e o fornecedor, e é por isso pedido na encomenda.

A fatura

A fatura é emitida pela Audiqcer nos prazos da lei fiscal e enviada por correio eletrónico, com a aceitação da entidade (artigo 12.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 28/2019), ou pelo meio que o regime de faturação eletrónica dos contratos públicos imponha à data da emissão. Ao preço acresce o IVA à taxa legal, de 23 % (artigo 18.º, n.º 1, alínea c), do Código do IVA).

Dar o primeiro passo

A proposta indica o preço, a data de entrega e as condições, e não cria qualquer compromisso de aquisição. A amostra é enviada por correio eletrónico, a pedido, sem custo.

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