Modelo de contratação
O secretariado é contratado por bolsa de horas, por proposta. A proposta indica as tarefas abrangidas, o número de horas e o período.
Secretariado técnico
O secretariado técnico: âmbito e limites
Um serviço para manter em ordem o sistema documental de contratação da entidade: a lista-mestra, as versões, a distribuição e as atualizações.
Âmbito
O que o secretariado faz
- Mantém a lista-mestra de documentos da entidade, com a versão e o estado de cada peça;
- Controla as versões em vigor e arquiva as versões substituídas;
- Incorpora as atualizações do kit nas peças personalizadas da entidade;
- Regista a distribuição interna das peças e as datas de aprovação;
- Prepara, para cada período, o registo do que foi feito.
Limites
O que o secretariado não faz
- Não prepara, não revê e não acompanha as peças de um procedimento concreto;
- Não presta consulta jurídica nem apoio à tramitação de procedimentos;
- Não intervém nas decisões da entidade nem nos seus sistemas de informação.
Porquê este limite
O SICP fornece modelos gerais e não prepara as peças de um procedimento concreto. Esta regra, fixada na norma de gestão documental do kit (SICP-REF-NOR-000), tem em conta que o Código impede de concorrer quem tenha prestado assessoria ou apoio técnico na preparação das peças de um procedimento, quando daí resulte uma vantagem que falseie a concorrência (artigo 55.º, n.º 1, alínea i)).
Como funciona o serviço
Confidencialidade
A informação da entidade a que o secretariado tenha acesso é tratada como confidencial e usada apenas para a execução das tarefas contratadas.
Método
As tarefas seguem as regras da norma de gestão documental do kit, de modo que o sistema da entidade se mantenha coerente com as novas versões das peças.
Ficha técnica do serviço: PMV-SICP-10. Quem necessite de apoio jurídico a um procedimento concreto é remetido para consultajuridica.pt.
Pedir uma proposta de secretariado
Indique o que pretende manter e a dimensão do sistema documental da entidade.